Sanktionslistenprüfung einfach erklärt
Sanktionslistenprüfung – Definition und Bedeutung
Sanktionslisten sind offizielle Verzeichnisse von Personen, Organisationen und Unternehmen, gegen die wirtschaftliche oder rechtliche Massnahmen verhängt wurden. Diese Sanktionslisten finden sich in den Anhängen verschiedener EU-Sanktionsverordnungen – darunter die Antiterrorverordnungen Nr. 2580/2001 (Anti-Terrorismus), Nr. 881/2002 (Al-Qaida) und Nr. 753/2011 (Taliban).
Die Sanktionslistenprüfung wurde nach den Anschlägen vom 11. September 2001 eingeführt, um Finanzströme besser zu überwachen und die Finanzierung von Terrorismus sowie Geldwäsche zu verhindern. Diese Prüfung wird auch als Blacklist-Prüfung, Compliance-Screening oder Sanktionsprüfung bezeichnet und ist heute ein zentraler Bestandteil eines wirksamen Compliance-Managements.Darüber hinaus schützt eine konsequente Sanktionslistenprüfung nicht nur vor wirtschaftlichen oder rechtlichen Sanktionen, sondern trägt auch wesentlich zur Wahrung des Firmenrufes und zur Vermeidung von Reputationsschäden bei.
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Wer ist zur Sanktionslistenprüfung verpflichtet?
Für alle in der EU ansässigen oder tätigen Unternehmen ist die Sanktionslistenprüfung gemäss den EU-Verordnungen und dem Außenwirtschaftsgesetz (AWG) verpflichtend. Geschäftspartner, Lieferanten sowie interne Geschäftskontakte müssen regelmässig überprüft werden, um sicherzustellen, dass keine sanktionierten Personen oder Organisationen in Geschäftsbeziehungen eingebunden sind.
Bei internationalen Geschäftsaktivitäten können zusätzlich zu den EU-Sanktionsverordnungen auch weitere internationale Sanktionslisten relevant werden. Je nach Geschäftsfeld kann es zusätzlich nötig sein, exportbezogene Güter und Materialien auf eventuell gelistete Embargos oder Güterbeschränkungen zu prüfen – insbesondere im Bereich Dual-Use oder Rüstungsgüter.
Unternehmen sind verpflichtet, sicherzustellen, dass kein Geschäftspartner auf einer aktuellen Sanktionsliste steht. Wird dennoch ein Treffer festgestellt, müssen umgehend Massnahmen ergriffen werden: Sanktionierten Personen oder Organisationen dürfen weder finanzielle Mittel noch wirtschaftliche Ressourcen zur Verfügung gestellt werden.
Verstösse gegen diese Pflichten – ob vorsätzlich oder fahrlässig – können schwerwiegende rechtliche Konsequenzen haben. Nach deutschem Recht drohen Haftstrafen bis zu zehn Jahren oder erhebliche Geldstrafen. Darüber hinaus besteht bei jedem Treffer eine Meldepflicht an die zuständige Behörde.
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Wer muss geprüft werden?
- Kunden
- Mitarbeiter
- Vertragspartner
- Händler
- Lieferanten
- Lieferketten
- Spediteure
Wie funktioniert eine Sanktionslistenprüfung
Die Sanktionslistenprüfung ist nicht nur beim Kontakt mit Neukunden notwendig, sondern sollte außerdem auch vor dem Versand von Waren, vor Finanztransaktionen sowie bei der Einstellung neuer Mitarbeiter durchgeführt werden. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass keine Geschäftsbeziehungen mit sanktionierten Personen, Gruppen oder Organisationen bestehen.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Sanktionslistenprüfung durchzuführen. So ist die Sanktionsliste „FiSaLis“ beispielsweise auf dem Justizportal des Bundes und der Länder öffentlich zugänglich und ermöglicht eine manuelle Überprüfung einzelner Fälle. Dort können Personen, Organisationen oder Gruppen recherchiert werden, gegen die aufgrund einer EU-Verordnung ein umfassendes Verfügungsverbot gilt.
Für Unternehmen ist es jedoch häufig empfehlenswert, eine Softwarelösung zur Sanktionslistenprüfung einzusetzen, wie etwa der CYC Compliance Check, da diese eine automatisierte, regelmäßige und rechtskonforme Überprüfung von Geschäftspartnern ermöglicht.
Was müssen Unternehmen bei der Sanktionslistenprüfung beachten?
Für eine effektive Sanktionslistenprüfung braucht das Unternehmen eine klare interne Struktur, damit alle Abläufe reibungslos funktionieren. Jedes Unternehmen sollte eine verantwortliche Person benennen, die die übergreifende Verantwortung übernimmt und gleichzeitig als zentraler Ansprechpartner fungiert. Außerdem ist es wichtig, dass alle relevanten Abteilungen sowie Schnittstellen gut koordiniert zusammenarbeiten, damit die Prüfung effizient und ohne Verzögerungen abläuft.
Im Vorfeld sollten Unternehmen festlegen, wie ein Protokoll der Sanktionslistenprüfung aussehen soll, welchen Umfang die Prüfung haben wird und in welchen Intervallen die Überprüfungen stattfinden. Um die Qualität sowie die Rechtssicherheit der Sanktionslistenprüfung zu gewährleisten, sind gezielte Schulungen und Weiterbildungen für die zuständigen Mitarbeiter sinnvoll. So können Unternehmen sicherstellen, dass die Prüfung fehlerfrei, vollständig und termingerecht durchgeführt wird.
Wie häufig muss man gegen Sanktionslisten prüfen?
Die Sanktionslistenprüfung ist rechtlich nicht genau zeitlich festgelegt. Nach § 18 Abs. 11 des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) bleibt jedoch nur straffrei, wer innerhalb von zwei Tagen nach einer entsprechenden Veröffentlichung handelt. Deshalb sind Unternehmen verpflichtet, bei der Sanktionslistenprüfung einen wirtschaftlich und technisch vertretbaren Aufwand sicherzustellen, um die gesetzlichen Vorgaben zuverlässig einzuhalten und die Compliance sicherzustellen.
Regelmässige und strukturierte Sanktionslistenprüfungen helfen dabei, Risiken zu minimieren, Sanktionen zu vermeiden und die Compliance-Anforderungen dauerhaft umzusetzen.
Ein Treffer bei der Sanktionslistenprüfung – das ist zu beachten
Es ist sehr wichtig, dass die Mitarbeiter vorher genau wissen, wie sie sich verhalten sollen, wenn ein Treffer in der Sanktionslistenprüfung auftritt, und an welche zuständige Stelle sie sich wenden müssen. So wird sichergestellt, dass auffällige Geschäftsbeziehungen schnell gemeldet werden und lange Prozesse vermieden werden.
Wenn ein Treffer auftritt, müssen Unternehmen alle Geschäftsbeziehungen sofort stoppen und den Zugriff auf Vermögenswerte verhindern. Außerdem besteht eine gesetzliche Meldepflicht an die zuständige Behörde. Bei Lieferungen von wirtschaftlichen Ressourcen ist das Bundesamt für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) zuständig, während Finanztransaktionen der Deutschen Bundesbank gemeldet werden müssen.
Sanktionslistenprüfungen bieten mehr als nur rechtliche Absicherung: Sie sind ein wichtiges Instrument, um das Ansehen und die Vertrauenswürdigkeit eines Unternehmens langfristig zu wahren. Besonders bei internationalen Geschäftsbeziehungen oder beim Handel mit sensiblen Gütern kann es erforderlich sein, zusätzlich zu Listen gegen Personen oder Organisationen auch Embargo- und Güterlisten zu prüfen. Automatisierte Lösungen haben hier den Vorteil, stets aktuelle Listen zu verwenden und damit manuelle Fehlerquellen zu minimieren. Unternehmen sollten klare Verantwortlichkeiten festlegen, Prüfzyklen definieren und sicherstellen, dass alle betroffenen Abteilungen – Einkauf, Vertrieb, Finanzen und HR – eingebunden sind. Zusätzlich sind regelmäßige Schulungen und eine revisionssichere Dokumentation der Prüfvorgänge sinnvoll, um Compliance dauerhaft und zuverlässig zu gewährleisten.
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